KSeF: chaos i nerwy przedsiębiorców. Co dalej?

Od 1 kwietnia rusza drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe fakturowanie w systemie obejmie kolejne grupy przedsiębiorców, a także nietypowe podmioty, jak fundacje czy kościoły.

Nowy obowiązek dla wielu

Drugi etap KSeF to kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń. System, uruchomiony w styczniu 2022 roku, początkowo działał dobrowolnie. Teraz Ministerstwo Finansów rozszerza jego zasięg.

Od kwietnia faktury w formacie XML muszą wystawiać m.in. prawnicy, mechanicy, a nawet organizacje non-profit. Każda faktura przesłana do platformy otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.

Historia pewnego warsztatu

Pan Marek prowadzi warsztat samochodowy pod Warszawą. Do tej pory faktury wystawał ręcznie lub w prostym programie. Teraz musi dostosować się do KSeF.

– To dla mnie rewolucja – mówi. – Musiałem kupić nowe oprogramowanie i nauczyć się obsługi systemu. Koszty i czas to spory problem.

Podobne obawy ma wielu drobnych przedsiębiorców. Brak przygotowania i skomplikowane procedury budzą niepokój. Niektórzy wciąż nie wiedzą, jak zacząć.

Fundacje i kościoły w systemie

KSeF obejmuje też podmioty, które rzadko kojarzą się z fakturowaniem. Fundacje, stowarzyszenia, a nawet parafie muszą dostosować się do nowych zasad.

– Wystawiamy faktury za wynajem sal czy usługi – tłumaczy ksiądz Jan z małej miejscowości. – Ale system jest dla nas zagadką.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że platforma jest intuicyjna. Jednak dla wielu organizacji to wyzwanie logistyczne i finansowe.

Co to oznacza dla biznesu?

KSeF ma usprawnić kontrolę nad obrotem gospodarczym. Faktury w formacie XML są łatwiejsze do analizy przez urzędy skarbowe. System ma też ograniczyć oszustwa podatkowe.

Dla przedsiębiorców to jednak dodatkowe obowiązki. Muszą zainwestować w oprogramowanie i szkolenia. Czasu na dostosowanie się jest coraz mniej.

Jak się przygotować?

Eksperci radzą, by nie czekać na ostatnią chwilę. Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego programu do fakturowania. Warto też skorzystać z darmowych materiałów szkoleniowych na stronie gov.pl.

Niektóre firmy oferują wsparcie techniczne. Jednak koszty takich usług mogą być barierą dla mniejszych podmiotów. Kluczowe jest szybkie działanie.

Co dalej z KSeF?

Ministerstwo Finansów zapowiada kolejne etapy wdrażania systemu. W przyszłości KSeF ma objąć wszystkie podmioty gospodarcze w Polsce. Szczegółowy harmonogram nie jest jeszcze znany.

Przedsiębiorcy i organizacje muszą śledzić komunikaty resortu. Kolejne zmiany mogą pojawić się już w przyszłym roku.

Zrodlo: Rzeczpospolita